Si votre organisation n’est pas rompue au télétravail, il est possible que la crise actuelle bouscule vos habitudes. Une semaine après la mise en place de mesures de distanciation sociale, qu’en est-il dans votreentreprise ? 

Pour plusieurs, la crise sanitaire a forcé des prises de décision rapides, souvent dans l’urgence. Maintenant que vous avez paré à l’essentiel, il est temps de réfléchir à votre fonctionnement interne pour les prochaines semaines, voire les prochains mois. Comment faire pour conserver tant sa productivité que la satisfaction des employés malgré le télétravail ?

Le premier conseil est bien entendu de s’assurer que tous les membres de l’équipe aient l’équipement requis, et que tous soient rassurés sur la pérennité de leur poste. Puis, viendra un partage des tâches : comme certaines devront être effectuées depuis vos bureaux pour des raisons techniques, il se peut qu’un rebrassage des cartes soit nécessaire.

Une fois ces étapes franchies, il est temps de s’organiser pour bien télétravailler. Voici six conseils à mettre en application pour favoriser votre réussite – au temps du Covid-19, comme en période plus sereine. Et qui sait, peut-être que vous y prendrez goût, même une fois la crise résorbée!

1. Entendez-vous sur un horaire et respectez-le

De part et d’autre, vous et votre patron devriez vous entendre sur vos heures de travail, incluant les heures de repas et de pause – ces périodes durant lesquelles vous ne serez pas disponible. Le travail à distance ne vient pas avec une disponibilité illimitée. De plus, il importe de partager vos journées de travail entre périodes actives et pause – la méthode Pomodoro est toute désignée pour vos obliger à prendre des pauses.

2. Décidez de vos moyens de communication

Pour être productifs, votre équipe et vous devriez choisir un mode de communication principal. Courriel, téléphone, messagerie instantanée (Messenger, WhatsApp,Slack, etc) ? Peu importe le canal choisi, il importe de ne pas doubler les communications, sous peine de diminuer votre efficacité.

3. Faites des rencontres d’équipe à intervalle régulier

Il importe que tous les membres de votre équipe soient au courant de ce qui se passe. Conservez vos rencontres d’équipe si vous en aviez, en les faisant migrer (Hangout, Teams et Zoom sont facilement accessibles). Si ce n’était pas le cas avant, fixez deux rendez-vous hebdomadaires, un en début de semaine et un en milieu de semaine, afin de partager l’information, et de ne laisser personne de côté. Si vous aviez l’habitude des pauses en commun, pourquoi ne pas les « facetimer » ?

4. Tenez les autres au courant – mais pas trop

Il est important que les membres de votre équipe connaissent votre horaire de travail. Pourquoi ne pas partager un calendrier ? Vous partagez des tâches avec des collègues ?  Wunderlist ou Trello peuvent être appelés en renfort. Tenez vos collègues au courant de vos avancements, sans toutefois rapporter chacun de vos gestes. La surcommunication peut être improductive.

5. Profitez-en pour revoir vos façons de faire

L’adoption de nouveaux outils ? Un partage des tâches plus efficaces ? Un nouvel horaire ? En mode de télétravail forcé, vous découvrirez sûrement de nouvelles façons de faire qui pourraient être conservées, une fois la crise passée. Attention toutefois de ne pas submerger les membres de votre équipe de vos découvertes. Pourquoi ne pas nommer une personne responsable des bancs d’essai, qui partagerait ses trouvailles lors de la réunion hebdomadaire ? 

6. Restez flexible

Nul ne sait de quoi la prochaine semaine sera faite. Restez flexible, soyez attentif aux besoins de vos collègues, ne faites pas trop de plans à long terme. Un employé doit s’absenter ? Une autre est interrompue par des appels personnels ? Vous entendez le petit pleurer durant les réunions en ligne ? Soyez indulgent, chacun vit la crise à sa manière.

7. Ne fragilisez pas vos relations d’affaires

Toutes les organisations vivent des périodes de stress dans la crise actuelle. Il est de bon ton de rassurer non seulement les employés, mais aussi les fournisseurs et les clients. Un coup de fil, une infolettre, une note sur votre site Internet… si vous le pouvez, organisez des visioconférences afin d’expliquer vos réaménagements à vos partenaires d’affaires. Ils en seront rassurés !